כאשר שולחן העבודה שלך הוא בלגן, זה יכול להקשות הרבה יותר לדאוג לדברים שאתה צריך לעשות. מכשירים אלקטרוניים נערמים, הניירות פזורים בכל מקום ושולחן העבודה כולו עמוס בפריטים שאינם בשימוש שפשוט מפריעים להם. עם זאת, עם כמה כלים חדשים ומעט ידע ארגוני, תוכל לשפץ לחלוטין את פריסת שולחן העבודה במשרד שלך עם תצורה חדשה המקדמת יעילות ומגרשת אי סדר. המפתח טמון בניצול נכון של החלל שיש לך, ויצירת מרחב חדש במקום בו אתה זקוק לו ביותר.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: הפחתת העומס
שלב 1. זרוק אשפה ופריטים מיותרים
צא לטיהור מוחלט של כל הפריטים המטרידים, הזרים או הלא רלוונטיים שגודשים את שולחנך. זה כולל מסמכים מיושנים, דואר זבל, קופסאות ריקות וציוד משרדי ישן או שאינו בשימוש, כמו גם עומס ברור יותר כמו חבילות מזון.
- בעת ניקוי שולחן העבודה, היפטר מכמה שיותר דברים שאתה יכול בלעדיהם. ככל שאתה זורק יותר, כך יישאר לך יותר מקום לביצוע עבודות אמיתיות.
- שים פח אשפה ליד שולחן העבודה שלך כדי שאשפה לא תמשיך להצטבר.
שלב 2. החליט מה צריך להישאר על שולחן העבודה שלך ומה לא
מיין את שאר הפריטים לקבוצות על סמך חשיבותם לעבודה שלך ותדירות השימוש בהם. ניתן לארגן חומרים שאתה משתמש בהם מדי יום במארגני שולחן עבודה נבונים או לזרוק אותם למגירות בהישג יד, בעוד פריטים לא מהותיים צריכים להיות מועברים למקום לא תקין או להשליך אותם לגמרי.
- אם אתה מתלבט לגבי הדרך הטובה ביותר להתקדם, התחל על ידי דירוג חומרי העבודה שלך מ -1 עד 4 מבחינת המיידיות שלהם. פריטים שמקבלים דירוג של 1 יכולים להישאר על שולחן העבודה; פריטים עם דירוג 2 יכולים להיכנס למגירות; אלה עם 3s צריכים להיות ממוקמים במארגנים נפרדים ואת אלה עם 4s ניתן להכניס לאחסון.
- על מנת להגדיל את החלל הכולל שלך, עליך ליצור גישה ממוקדת ומינימליסטית יותר לסוגי הדברים שאתה שומר סביבך.
שלב 3. צמצם לריהוט יעיל יותר
ייתכן שיש על השולחן פריטים שלדעתך הם חיוניים, ובכל זאת תופסים יותר מהחלק ההוגן שלהם בסביבת העבודה. בדוק מחדש אובייקטים מגושמים, לא מסובכים או בעלי צורה מוזרה ובדוק אם כדאי להחליף אותם בגרסאות קטנות יותר ויעילות יותר בחלל. לדוגמה, ייתכן שתוכל לאתר מקור אור קומפקטי יותר לתפוס את מקומה של מנורת שולחן מיושנת וגדולה.
- זה ייתן לך תירוץ שימושי לעשות קצת קניות לעצמך-סוגי מוצרי המשרד שנמכרים כיום נוטים להיות קטנים וחלקים יותר בהשוואה למקביליהם המבוגרים.
- חפש פריטים בעלי שימושים מרובים, כגון עגלת מדפסות המשמשת כארון תיוק או לוחית שמכילה גם עטים.
שלב 4. צמצם את האפקטים האישיים
אמנם זה יכול להיות טוב עבור המורל שלך לשמור כמה תמונות של הילדים שלך או כישרונות תרבות פופ שונים בסביבת העבודה שלך, אבל יותר מדי מהחפצים האלה מתחילים לצרוך שטח יקר בשולחן העבודה. הם יכולים גם להפוך להסחת דעת, מכיוון שתתפתה לעצור ולהעריץ אותם לאורך כל היום.
- הגבל את החפצים האישיים שלך לקומץ פריטים קטנים, כגון דיוקן ממוסגר של כלב המשפחה או בובלהד של גארפילד.
- התחדש בהנחיות העיצוב של המעסיק שלך כדי לקבל מושג כמה כדאי לשמור.
שלב 5. השאר הרבה מקום לעבודה
החלק המרכזי של שולחן העבודה שלך צריך להיות שמור למחשב שלך או למסמכים חשובים. חתכו שטח קטן לצד אחד של השולחן והשתמשו בו להשלמת ניירת. תן לעצמך הרבה מקום במרפק, כך שלא תרגיש חנוק בזמן שאתה מטפל במשימות יומיומיות.
הימנע מלתת לפריטים אחרים להיסחף לחלל שהפקדת לתפקידי התפקיד העיקריים שלך
שיטה 2 מתוך 3: ניצול מיטבי של שטח האחסון שלך
שלב 1. השתמש במגירות שלך
הנח את הציוד הבסיסי ואת הפריטים הנפוצים ביותר במגירות העליונות, כך שהם יהיו בהישג יד. זה כולל דברים כמו כלי כתיבה, מעטפות, טפסים חשובים ותיקיות קבצים. שמור את המגירות התחתונות עבור חומרי גיבוי, חומרי עזר ומסמכים שאתה רק צריך להסתכל עליהם מדי פעם. קח קצת זמן נוסף לארגן את תכולת מגירות השולחן שלך כך שתדע בדיוק היכן הכל כשאתה צריך את זה.
- הצטייד בנייר העתקה, מילוי מחסניות למדפסות, עטים דיו, סיכות ופריטים אחרים שאתה נוטה לעבור במהירות כדי ליצור מטמון של חומרים מתכלים.
- המגירות מהוות אזורי סיכון במיוחד לעומס. עברו על המגירות מדי שבועיים והיפטרו מכל מה שאתם לא צריכים שמפריע ליעילות פריסת שולחן העבודה שלכם.
שלב 2. השקיעו במארגן מגירות
כל שטח המגירות בעולם לא יועיל לך אם המגירות עצמן מהוות בלגן. הפסיק פשוט לזרוק דברים לשולחן העבודה שלך ובמקום זאת השתמש במארגן מגירות בתא שעושה עבורך את המיון והאחסון עבורך. מארגנים ייעודיים יוכיחו את עצמם מועילים מדי יום, כיוון שהם מאפשרים לך להפריד את הציוד שלך בכל דרך שתמצא לנכון תוך שמירה על ביחד במקום אחד.
- סמן את התאים השונים של מארגן המגירות שלך כך שתוכנו ניתן לזיהוי מיידי.
- לשולחנות שולחן גדולים או מלאים במיוחד, נסה לרוץ עם מספר מארגנים בגדלים ותצורות שונות התורמים לעקוב אחר הציוד שלך.
שלב 3. יש מקום ייעודי למכשירים אלקטרוניים
אם המחשב הנייד, הטאבלט או הסמארטפון שלך משחק תפקיד בלתי נפרד בעבודתך, אל תהסס להשאיר אותם בחוץ, אך בודד אותם לפינה אחת או למגירה מיוחדת. כך הם לא יתפרשו על שולחן העבודה. נסה לא להסתמך על יותר מדי מכשירים בבת אחת, מכיוון שהם יכולים להפוך במהירות להחמרה ולא לעזר.
- הגדר "תחנת טעינה" ליד שקע או רצועת חשמל שבה המכשירים שלך יכולים להישאר מחוברים ומוכנים לשימוש.
- באופן כללי, עדיף להשתמש במכשירים הדיגיטליים שלך רק כאשר הם נחוצים בהחלט. גם האלקטרוניקה תורמת לעומס נפשי רב.
שלב 4. שמור את התיקים והתיקים מהדרך
תיקי גב, ארנקים, תיקי מחשב נייד, קופסאות אוכל ומנשאים אחרים הם מגושמים ותופסים הרבה מקום, כך שזה לא הגיוני לכסות איתם את השולחן. אחסן את האביזרים האלה במקומות אחרים, רצוי ליד או מתחת לשולחן שלך במקום שהם יהיו נגישים ללא מכשול. נסה לארוז את הדברים החשובים שלך בכמה שפחות שקיות בדרך לעבודה בכל יום.
- נצל ארונות או חדרי מנוחה לאחסון חפצים אישיים אם החברה שלך מציעה אותם.
- בעת אחסון אביזרים גדולים יותר ברמת הרצפה, נסו לא לחסום את שטח ההליכה הקיים.
שיטה 3 מתוך 3: הצגת כלים ומשאבים חדשים
שלב 1. השקיעו במגש נייר
אם אתה עדיין לא משתמש במגש נייר, אתה מפספס גם מקום חיוני לשולחן וגם כלי ארגון שלא יסולא בפז. מגשי נייר כוללים מספר רבדים שבהם תוכל להשתמש כדי לחלק את המסמכים הנכנסים, היוצאים והמתקדמים שלך, דבר שיייעל מאוד את זרימת העבודה שלך. המשמעות היא שלעולם לא תצטרך לחפור עוד בערימה של ניירות לא מסודרים.
- שקול ליישם שני מגשים נפרדים: אחד לעבודה שוטפת ואחד לקבצים שאינך צריך אך טרם הועבר לארכיון.
- תוכל גם להשתמש במגש נייר כדי למיין ולהגיב לדואר ללא מענה שנערם.
שלב 2. מסר מסמכים בתיבות
ניתן להזמין, לסגור או להכניס ניירות שאינך זקוק להם על בסיס יומי, בתיקיות מנילה ולהסתיר אותן בקופסאות אחסון שכותרתן. לאחר מכן תוכל למצוא מקום לקופסאות אלה סביב שולחן העבודה או המשרד שלך, או במתקן אחסון המסמכים שצוין בחברה שלך.
- קופסאות אחסון יגינו על מסמכים חשובים מפני נזקים, נשפך וטעות במקומם או השלכתם החוצה.
- וודא שכל התיבות מסומנות כראוי ומתועדות באופן שיטתי.
שלב 3. שמור את כלי הכתיבה שלך במקום אחד
כדי למנוע עטים רופפים, עפרונות והדגשים להיעלם בתחתית מגירת הזבל, צרור אותם וקבץ אותם יחד במגש או מארגן כוסות. צור בית למארגן אי שם בשולחן העבודה שלך כך שתמיד יהיה לך כלי כתיבה נוח.
- זרוק את הכלים השבורים, המיובשים או שאין להם כיפה.
- אל תשכח לשמור כמה חבילות גיבוי של עטים וטושים במגירה התחתונה למקרה שייגמר לך.
שלב 4. לתלות לוח מודעות קטן בקרבת מקום
אתה יכול להשתמש בלוח מודעות פקק פשוט כדי להדביק הודעות, להדביק תזכורות Post-It ולשמור מסמכים דחופים באופק. אם יש לך משרד לעצמך, הרם את לוח המודעות על הקיר במקום גלוי לעין. אם אתה עובד בחלל משותף, נסה לחבר אותו למחיצה או אפילו לדופן השולחן.
- לוחות המודעות חסכוניים ביותר במרחב, מכיוון שהם מאפשרים לך להסיר חפצים מהשולחן כולו.
- פרסום תמונות או קישוטים אישיים על לוח המודעות יפנה מקום בשולחן העבודה שלך לפריטים חיוניים יותר.
טיפים
- תעבור ותנקה, תוריד וארגן מחדש את השולחן שלך כל שבועיים. לא הגיוני להקים מערכת חדשה לשמירה על סדר הדברים שלך אם אתה לא עומד בזה.
- שימו לב לזרימת העבודה הרגילה שלכם והמשיכו לייעל את הפריסה והתצורה של שולחן העבודה שלכם. ארגון אפקטיבי הוא מאמץ מתמשך.
- תמיד זורקים את האשפה מיד. ככל שאתה מחכה לזרוק אותו יותר, כך גדל הסיכוי שתניחו לו להישאר ללא בדיקה.
- אם אתה עובד במרחב משותף, בדוק אם עמיתיך לעבודה יהיו מוכנים לשתף פעולה איתך בהבאת אמצעים ארגוניים וחוסכי מקום לחיסכון במקום.
