תיוק אלפביתי הוא דרך בסיסית לארגן מסמכים המאפשרים לאחסן, לגשת ולנהל במהירות את הקבצים האישיים והעסקיים שלך
על ידי יישום תיוק אלפביתי בחייך, תוודא שכל המסמכים מוגנים וזמינים. ישנם כללים רבים כיצד להגיש אלפבית באנגלית כדי לשמור על מערכת הגשה הגיונית. למרבה המזל, פשוט להתחיל עם מסמכים חדשים ועדיין לא שינוי קשה לבצע אם אתה צריך לארגן מחדש!
צעדים
חלק 1 מתוך 2: הגשת אלפבית
שלב 1. החליטו על המערכת האלפביתית בה תשתמשו
אפילו משהו פשוט לכאורה כמו תיוק אלפביתי מציע כמה אפשרויות לבחירה. חשוב שתבחר מערכת אחת ותשתמש בה בעקביות.
- הגשת אותיות אחר אות מתייחסת לכל אות בכל מילה לפי סדר המראה, ומתעלמת מכל רווח בין מילים.
- הגשת מילים במילה מזמינה פריטים המבוססים על האות הראשונה של כל מילה ברצף.
- הגשת יחידה ליחידה לוקחת בחשבון כל מילה, קיצור וראשי, ומזמנת פריטים לפי אלה. מערכת יחידה-יחידה מומלצת בדרך כלל.
שלב 2. פריטי קבוצה
לאחר שיש לך את כל הפריטים שאתה צריך להגיש, תחליט כיצד ברצונך לקבץ את הקבצים. אתה יכול לבחור את תבנית המילון, שבה כל הקבצים ממוקמים בסדר אלפביתי אחד, ללא קשר לסוג הקובץ או הפריטים שהוא מכיל. אתה יכול גם להשתמש בפורמט האנציקלופדיה, שבו הפריטים מקובצים לפי סוג או נושא, ואז כל קבוצה מסודרת לפי סדר אלפביתי.
אם יש לך הרבה סוגים שונים של פריטים לרשום (מתכונים, קבלות מס, מכתבים וכו '), אז זה יכול להיות מועיל להשתמש בפורמט האנציקלופדיה. קודם כל מקבצים את הפריטים לפי סוג ולאחר מכן מסדרים את הפריטים בכל קבוצה לפי סדר האלף -בית. שמור על הפרדות הקבוצות באמצעות מחיצות או קידוד צבע
שלב 3. אינדקס הקבצים שלך
אינדקס היא אופן הצבת כל קטע בכותרת ביחידה הנכונה. כדי להוסיף פריטים לאינדקס לפני הגשתם, עליכם לפרק את האלמנטים של שם כל פריט וליצור שם אלפביתי חדש, שעשוי להיות שונה מהשם הסטנדרטי. לדוגמה:
- נניח שיש לך את הפריטים הבאים לאינדקס ולתיקון: מאמר בנושא עצי חרב שכותרתו "הזנה לילית של Aardvarks", ביוגרפיה של המומחית המפורסמת של ג'ארד א.
- הביוגרפיה של ג'יין א.דו תתווסף כ"איילה, ג'יין א. ", מכיוון ששמות משפחה קודמים בהגשה. היא תוגש תחת האות" ד ".
- ניתן לאנדקס את המאמר "הזנה לילית של Aardvarks" כפי שהוא, אם תבחר קיבוץ בסגנון מילון. זה יכול להיות מוגש תחת האות "N" (עבור "Nocturnal"), באמצעות קיבוץ זה.
- לחלופין, תוכל לאנדקס את "האכלה לילית של Aardvarks" כ"ארדווארקס, הזנה לילית של. " זה יהיה הגיוני אם היית משתמש בקיבוץ בסגנון אנציקלופדיה, ולא רק בתיוק פריטים הקשורים לאדברקס. לאחר מכן הפריט יוגש תחת "א".
- חוברת הפרסום יכולה להיות מאונדקס כ"ארדווארקס, תערוכות (גן החיות של דטרויט). "זה יהיה הגיוני אם אתה מצפה שיהיו לך מספר חומרים על תערוכות חרדווארק-לדוגמה, ייתכן שיהיה פריט נוסף שלך לאינדקס כ"ארדווארקס, מוצגים (טולדו גַן חַיוֹת)."
- לחלופין, חוברת הפרסום יכולה להיות אינדקס כ"גן החיות של דטרויט (תערוכת Aardvark). "זה עשוי להיות הגיוני אם אתה מצפה שיהיו לך מספר פריטים הקשורים לגן החיות של דטרויט, או אם אתה רוצה להשתמש בקיבוץ בסגנון אנציקלופדיה לתיעוד פריטים על ידי מיקום גיאוגרפי.
שלב 4. סדר קבצים באלפבית לפי שמם באינדקס
הכלל הכללי לתיוק אלפביתי הוא סידור פריטים לפי סדר A (ראשון) עד Z (אחרון). השתמש במידע יותר ויותר ספציפי כדי להבחין בין ולהזמין פריטים נפרדים. לדוגמה:
- סדר הקבצים האינדקסים שלך בשלב הקודם יכול להיות (בהתאם למערכת שבה אתה משתמש): "איילה, ג'יין א.", "גן החיות של דטרויט (תערוכת Aardvark)" ו"האכלה לילית של Aardvarks "או" Aardvarks, תערוכות (גן החיות של דטרויט), "" Aardvarks, Nocturnal Feeding of "ו-" Doe, Jane A."
- קובץ עבור "וולאבי" יגיע לאחר קובץ של "אמו". קובץ של "קנגורו" היה נכנס בין לבין, וקובץ עבור "Aardvark" היה מגיע לפני אחד עבור "דוב" ואחד עבור "אמו". זה ייתן לך את סדר הקבצים הבא: "Aardvark", "דוב", "אמו", "קנגורו", "וולאבי".
- אם לאחר מכן הוספת קובץ עבור "Anteater", הוא יגיע אחרי כל הקבצים של "Aardvark". מכיוון ששניהם מתחילים באות "A", עליך להסתכל על האות השנייה של כל מילה ("N" ו- "A" בהתאמה) כדי לקבוע את הסדר ולאחר מכן לסדר קבצים על סמך זה. הצו החדש יהיה: "Aardvark", "נמלה", "דוב", "אמו", "קנגורו", "וולאבי".
שלב 5. תייג את תיקיות הקבצים שלך
כדי להקל על איתור הפריטים, סמן כל תיקיית קובץ את השם המתאים לאינדקס של הפריטים שהיא מכילה. זה גם יקל על החדרת קבצים חדשים בסדר הנכון.
- מקם פריטים בתיקייה המיועדת להם.
- אתה עשוי גם למצוא את זה שימושי לצבוע את הקבצים שלך כדי לשפר את השימושיות. לדוגמה, אם אתה משתמש בקיבוץ בסגנון אנציקלופדיה, תן לכל קבוצה צבע נפרד ותייג כל פריט/קובץ בכל קבוצה בצבע שלה.
שלב 6. תעד את מערכת האינדקס והתיוק
היו עקביים עם מערכת האינדקס והתיוק שלכם, מה שזה לא יהיה. ודא שמי שיש לו גישה לקבצים מודע למערכת. לדוגמה, תוכל ליצור ולשתף מסמך המפרט את חוקי מערכת התיוק שלך. זה יעזור לכולם להשתמש ביעילות במערכת התיוק.
שלב 7. קובץ פריטים חדשים כראוי
הצב קבצים בארון על סמך השמות האינדקסים והסדר האלפביתי, בהתאם למערכת שבה אתה משתמש. העבר את הקבצים הנוכחיים לפי הצורך כדי למקם קבצים חדשים במקום הנכון.
חלק 2 מתוך 2: התמודדות עם מקרים מיוחדים
שלב 1. קובץ פריטים תחת הקדנציה המשמעותית שלהם
לפעמים הגיוני להגיש פריטים המבוססים על מילות מפתח, ללא קשר לסדר בו מופיעות מילים בכותרת או בשם. זה מבטיח שניתן לאנדקס קובץ ולאתר אותו באמצעות המונח ההגיוני ביותר. לדוגמה
ניתן היה לאנדקס את "הבנק הראשון של שיקגו" ולהגיש אותו כ"שיקגו, הבנק הראשון של. " "שיקגו" הוא מושג המפתח בערך זה, ולא "הראשון" או "הבנק", במיוחד אם יש לך פריטים אחרים עם שמות דומים, כגון "הבנק הראשון של טולסה" או "שיקגו בנק ונאמנות"
שלב 2. הזמנת שמות לפי שם משפחה
תקני הגשה אופייניים ממליצים לאנדקס אנשים לפי שם משפחה קודם, שכן שם המשפחה נחשב למונח המשמעותי.
- לפיכך, "ג'יין א. איילה" תוסיף לאינדקס ותוגש כ"איילה, ג'יין א."
- שים כותרות (ד"ר, גברת, מייג'ור וכו ') בסוף. "ד"ר. ג'יין א. איילה, למשל, תוסיף לאינדקס ותוגש כ"איילה, ג'יין א., ד"ר ".
- באופן כללי, הזמנת שמות כפי שהם מאויתים, אות אחר אות. למשל, "מקדונלד" יבוא לפני "מקדונלד". באופן דומה, "D", "L", "Le", "de" וכו 'נחשבים כחלק מהשם, ולא ליחידות נפרדות. לדוגמה, הזמנת קבצים "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" ו- "Wolfe" בסדר זה (ולא בשם "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- יוצא מן הכלל נפוץ לכללים אלה בנוגע לשמות הוא כאשר שמו של אדם הוא חלק מהשם של העסק או הארגון. במקרים אלה, התייחסו לשם הפרט כיחידות בתוך שם העסק. למשל, "ג'יין א.דייל הדברה" יוגש תחת "J", ולא יצורף לאינדקס כ"איילה, ג'יין א. הדברה ".
שלב 3. התעלם ממאמרים, צירופים ומילות יחס
מאמרים (כגון "a", "an" ו- "the"), צירופים (כגון "ו-", "אבל" ו- "או"), ומילות יחס (כגון "עבור", "של" ו- "In") מדלגים בדרך כלל בעת יצירת אינדקסים ותיקים באלפבית, מכיוון שהם אינם נחשבים למונחים משמעותיים. זה המקרה גם כשהם יוצרים את תחילת שמו של פריט. לדוגמה:
- "חקירת שיטות האכלה של אמו" תוגש תחת "E" עבור "Emu" (המילה המשמעותית בכותרת פריט זה), במקום "A" עבור "an".
- "איילה וסמית הדברה" יוגשו לאחר "איילה, ג'יין א." שני השמות באינדקס מתחילים במילה "איילה", כך שאתה עובר למונח המשמעותי הבא בכל אחד ("סמית" ו"ג'יין "בהתאמה) כדי לקבוע את סדר הקבצים. התעלם מהמילה "ו", מכיוון שהיא לא משמעותית.
שלב 4. התייחס לקיצורים כאילו הם כתובים
בעת אינדקס ותיוק פריטים, אתה עלול להיתקל בקיצורים כגון "Mfg". (עבור "ייצור") או "בע"מ" (עבור "מאוגדת). באופן כללי, עליך להוסיף לאינדקס ולתקן פריטים כאילו הקיצורים הללו נכתבו, ולא רק כמחרוזות של אותיות.
לדוגמה, "חברת כריית ג'יין א.דייל" תוגש לאחר "ג'יין א. דו מפעל"
שלב 5. מספרי קבצים בדרך כלל
בעת הגשת פריטים באלפבית, אתה עלול להיתקל במספרים בתוך הכותרות שלהם. באופן כללי, מספרי קבצים בדרך כלל, ולא כאילו הם כתובים. מספרים מוגשים גם לפני מכתבים.
- לדוגמה, "3M Company" תוגש לפני "100 רעיונות עסקיים נהדרים" (מכיוון ש- "3" מגיע לפני "100").
- "רעיונות עסקיים נהדרים" ו- "מנהיגים עסקיים גדולים" יוגשו לאחר "100 רעיונות עסקיים נהדרים", מכיוון שמספרים מסודרים לפני אותיות.
- מספרים שכבר כתובים מתייחסים כמילים, ולא למספרים. לדוגמה, קובץ פריטים "100 מנהיגים עסקיים גדולים", "רעיונות עסקיים נהדרים" ו- "מאתיים רעיונות עסקיים נהדרים" בסדר זה.
- עם זאת, אם זה משרת את מטרות התיוק שלך, תוכל לבצע חריג ולתמיד תמיד מספרים כאילו הם כתובים.
שלב 6. להתמודד עם כל תווים מיוחדים
יש לקחת בחשבון כל תו לא-אלפביתי או לא-מספרי בו אתה נתקל בעת אינדקס והגשת פריטים. מה לעשות עם הדמויות האלה, עם זאת, תלוי בסוג שלהן:
- סימני פיסוק (כגון אפוסטרופים, תקופות ופסיקים) מתעלמים באופן כללי בעת אינדקס ותיוק פריטים. לדוגמה, הגש את "הקפה הטוב ביותר של וושינגטון" ו- "יריד מדינת וושינגטון" בסדר זה.
- מתייחסים לדיאקריטים כאל האות המתאימה, ללא הסימן הדיאקריטי. לדוגמה, הקש את "Éclair" בתור "Eclair" ו- "Über" כ- "Uber". היוצא מן הכלל לכך הוא כאשר אתה מגיש על פי האלפבית של שפה המשתמשת בדיאקריטים, ובמקרה זה עליך לעקוב אחר הסדר האלפביתי הרגיל של אותה שפה.
שלב 7. השתמש בכלל "אין דבר לפני משהו" בעת הצורך
באופן כללי, רווחים (כולל סימני פיסוק ואלמנטים אחרים עליהם מדלגים) מתעלמים בעת הגשת אלפבית. עם זאת, במקרים בהם יש לך פריטים המתחילים באותה הדרך, השתמש ברווח או הכלל "דבר לפני משהו" כדי לקבוע את צו ההגשה.
- לדוגמה, הקלד "הגדה הצפון מזרחית", "הייצור הצפון מזרח" ו"הגדה הצפון מזרחית "בסדר זה.
- באופן דומה, "איילה, ג'יין א." יוגש לפני "איילה, ג'יין א., ד"ר"
שלב 8. הבדילו קבצים לפי מידע מפורט יותר, במידת הצורך
במקרים נדירים יותר, מידע אלפביתי אינו מספיק כדי לקבוע את סדר הקבצים. במקרים אלה, עליך להשתמש במידע נוסף לאינדקס והזמנת פריטים. סמן מידע נוסף זה על הקבצים המתאימים כדי לעזור לך להבחין ביניהם. לדוגמה:
- אם היו לך פריטים לשני אנשים שונים בשם ג'יין א.דו, תוכל להזמין אותם לפי תאריך לידה. הקובץ "איילה, ג'יין א '(נ' 1853)" יבוא אפוא לפני הקובץ "איילה, ג'יין א '(נ' 1967).
- אתה יכול גם להזמין פריטים לפי גיאוגרפיה כאשר אתה צריך לבצע הבחנות. אם יש לך קבצים לשלושה בנקים שונים בשלושה מיקומים שונים, וכל בנק נקרא "הבנק והנאמנות המאוחדים הראשון", תוכל להזמין אותם לפי סדר האלף -בית בסדר "הבנק המאוחד והנאמנות הראשונים (ג'ורג'יה)", "הבנק המאוחד הראשון אמון (אוקלהומה) "ו"הבנק הראשון ונאמנות מאוחדת (דקוטה הדרומית)".
- באופן דומה, אם היו לך פריטים לשני דובים או סוגים שונים של דובים, היית מבדיל אותם עוד יותר, על סמך מינים, מיקום גיאוגרפי וכו '. לדוגמה, ייתכן שיש לך קבצים על "דוב, חום" ו"דוב, גריזלי "(בסדר זה), או קבצים על "דובים (אירופיים)" ו- "דובים (צפון אמריקה)" (בסדר זה).
שלב 9. פרסם יוצאי דופן וכללים מיוחדים
וודא שכל מי שמשתמש בקבצים שלך יודע על חריגים מהנחיות סטנדרטיות שנכנסות למערכת התיוק שלך. זה יעזור להבטיח שכולם יוכלו להשתמש במערכת התיוק בצורה נכונה ויעילה.
