כמה דברים חשובים יותר למשרד הפועל בצורה חלקה מאשר מערכת תיוק שעובדת. בין אם אתה היחיד שניגש לקבצים ובין אם אתה משתף עם צוות, מערכת התיוק שבחרת חייבת להיות מאורגנת כך שכולם יוכלו למצוא את מבוקשו. אם מערכת ההגשה קשה לשימוש, תיתקע על ניירות מחשש לאבד אותם בתיקים, ובקרוב יהיו לך ערימות ניירות המכסות את שולחן העבודה שלך.
צעדים
שלב 1. החליטו על מערכת תיוק
מה שזה לא יהיה, זה חייב להיות הגיוני, כך שתדעו בדיוק היכן כל פיסת נייר. האפשרויות שלך הן:
- אָלֶף בֵּיתִי. מערכת זו היא הטובה ביותר כאשר רוב הקבצים שלך יהיו שמות של לקוחות, מטופלים או לקוחות.
- נושא או קטגוריה: רוב מערכות הקבצים מאורגנות לפי נושאים או קטגוריות, מה שעובד היטב כשהוא מוגדר כהלכה, אך יכול גם להיות המבלבל ביותר כאשר זה לא.
- מספרי/כרונולוגי. הדבר הטוב ביותר כאשר הקבצים שלך מורכבים בעיקר מחומר ממוספר או מתוארך, כגון הזמנות רכישה או קבלות.
שלב 2. מלא את מגירות הקבצים שלך בתיקיות תלויות
התיקיות התלויות לעולם לא יוסרו, והן משמשות כמחזיקי מקום עבור מעטפות המנילה אותן תסיר מהמגירה.
שלב 3. מיין את הניירות שלך לערימות לפי קטגוריות
אם ערימה מתנשאת לגובה של יותר מסנטימטר או שניים, חלק אותה לתתי קטגוריות. אם ערימה דקה מדי, שלבו אותה עם ערימה נוספת ושנו אותה. שמות הערימות אמורים להקל לקבוע לאיזו ערימה כל פיסת נייר נכנסת.
שלב 4. הכניסו כל ערימה לתיקיית מנילה ותייגו אותה בצורה ברורה
עדיף להשתמש בתיקיות עם כרטיסיות שנמצאות במרכז ולא בהפוך כיוון שהקבצים נראים מסודרים יותר.
שלב 5. הנח את תיקיות המנילה בתיקיות התלויות
עבור רוב הקבצים, תיקיות תלויות רגילות יעבדו, אך עבור קבצים עבים או קבצים שהיית צריך לחלק לקטגוריות משנה, השתמש בתיקיות בתחתית התיבה. אתה יכול להזמין את התיקיות כרצונך, אך רוב האנשים משתמשים במערכת אלפביתית בשלב זה.
שלב 6. תייג את התיקיות התלויות באותם שמות כמו תיקיות המנילה
הנח את כל לשוניות הפלסטיק משמאל לתיקייה אלא אם אתה משתמש בארון קבצים לרוחב. עבור קבצים לרוחב, הפועלים משמאל לימין בעת פתיחת המגירה ולא מקדימה לאחור, הנח את הלשוניות בצד ימין.
שלב 7. הנח אספקה של תיקיות תלויות ומנילה ליד הקבצים, כך שתוכל להוסיף תיקיה בקלות אם תמצא את עצמך עם פיסת נייר שאינה שייכת לתיקייה קיימת
הימנע מתיקיות עבות מדי או דקות מדי. ייתכן שתרצה לסמן מחדש תיקיות ולהפיץ מחדש ניירות אם תחליט שאתה צריך לסווג מחדש.
שלב 8. בסוף השנה, הסר את כל התיקיות, סמן תיקיות מנילה טריות עם אותן שמות קטגוריות והנח אותן בקבצים
עברו על התיקיות הישנות כדי לבדוק אם יש צורך להעביר משהו לקבצים הנוכחיים, והניחו את השאר בארכיון שלכם.
טיפים
אתה עלול להתפתות לקודד את הקבצים שלך בצבע, להשתמש במחשב כדי להדפיס תוויות קבצים או להפוך את הקבצים שלך לאטרקטיביים יותר. עם זאת, כאשר עליך לבצע שינוי, כגון הוספת תיקיה אחת, לא תהיה מרוצה אם תגלה שיצאת מתיקיות הצבע הנכונות או שתצטרך לכתוב תווית קובץ ביד. עדיף שהדברים יהיו פשוטים
אזהרות
- לעולם אל תיצור ערימה שונות עבור מה שאתה לא יכול לסווג, כי הכל יגיע לשם.
- לאחר שהקמת מערכת הגשה, עליך לעקוב אחר התיק שלך. הקדש זמן בכל יום לקחת ניירות מהשולחן שלך ולהגיש אותם. עמדו בפיתוי להציב סל תיוק עמוק על גבי הקבצים שלכם, כי פשוט תמלאו אותו והוא יהפוך לקובץ נוסף.
