ארגון ארון תיקים יכול להיות קשה, בין אם מדובר בארון ביתי מלא בחשבונות בתשלום ומידע על מס או ארון עבודה מלא בפרויקטים וחשבוניות שהושלמו. ארגן את ארון התיקים שלך על ידי היפטרות מקבצים ישנים, מציאת מערכת תיוק המתאימה לך ותחזוקה מתמשכת.
צעדים
חלק 1 מתוך 4: טיהור מסמכים ישנים
שלב 1. קנה ארון תיוק אם אין לך
חפשו ארון באיכות טובה בגודל טוב לבית או למשרד במסגרת התקציב שלכם. שקול ארון חסין אש ועמיד למים, במקרה של אסונות טבע שעלולים לפגוע בביתך. צרור ארונות כאלה נמצא בחנויות מקומיות, בחנויות רהיטים, בנגרות ובקניונים.
שלב 2. התחל לעבור על הקבצים שלך
שים בצד כל דבר שברור שהוא ישן או מיותר. לְהַפְרִישׁ:
- קבלות על מוצרים שכבר אינם בבעלותך.
- דואר זבל
- חשבונות ישנים עבור שירותים שכבר אינך משתמש בהם
- מכתבים עסקיים מעבודה ישנה
- חותמות שכבר אינך צריך
שלב 3. אל תפחד להיפטר מדברים
אמנם מסמכים מסוימים כמו תעודות לידה ומידע על מס חשובים בעליל, אך ייתכן שיש דואר זבל או קבלות ישנות שנראות חשובות אך ממש לא. חשבו על כל מסמך בזמן שאתם מקבלים את ההחלטה שלכם, וחשבו האם הוא באמת יכול להיות שימושי בעתיד. אם לא היית מפספס את זה אם זה היה נעלם במשך שנה, כנראה שזה בסדר לזרוק אותו.
שלב 4. היזהר כשאתה זורק דברים בעבודה
הקפד לשאול את המפקחים שלך לפני שאתה זורק משהו מכיוון שהוא עשוי להיות חשוב יותר משאתה חושב. ייתכן שלחברה שלך יש מדיניות לגבי כמה זמן צריך לשמור דברים וכיצד צריך להיפטר מהם.
שלב 5. החליט אילו דברים יש לשמור
זה יהיה תלוי בדרך כלל עדכניות או שימושיות. השתמש בשיקול דעת וחשב אם המסמכים יהיו שימושיים או נחוצים בעתיד. אם הם באמת חשובים, שמור עליהם. למידע על מס, רישומי ביטוח ומסמכים חיוניים, שמור אותם לפרקי הזמן הבאים:
- שמור את פרטי החזרי המס למשך 7 שנים, כמו גם את כל הקבלות על פריטים שהפחתת מהמסים שלך. מס הכנסה יכול לבדוק כל החזר עד 6 שנים לאחר הגשת המסים שלך.
- שמור רישומי ביטוח, הצהרות משכנתא והוכחת תרומות צדקה עד שלוש שנים.
- הקפד לשמור מסמכים חשובים מאוד כמו תעודות לידה ונישואין, כרטיסי ביטוח לאומי, תארים, מעשים ודרכונים. שמור עליהם ואל תיפטר מהם לעולם.
שלב 6. לגרוס כל מסמך שהפקדת בצד
השלכת מסמכים לא גרוסים יכולה להשאיר את המידע האישי שלך חשוף לכל מי שרואה אותם. גם אם אינך בטוח אם המסמך רגיש, עדיף לגרוס אותו מכיוון שהוא עשוי להכיל כתובות, תאריכי לידה או מידע אחר.
שלב 7. לגרוס או להרוס מדיה דיגיטלית מדי
לעיירות ועסקים רבים יהיו ימים קטנים בהם המקומיים או העובדים יכולים להביא דיסקים ישנים, תקליטורים או כוננים קשיחים כדי להרוס אותם. הם יוודאו שזה נעשה נכון.
חלק 2 מתוך 4: ארגון המסמכים החשובים שלך
שלב 1. התחל לארגן את הקבצים הנותרים
עבור לשולחן או לשולחן גדול וארגן את הניירות לערימות שהגיוניות והגיוניות לך. אלה יהפכו לקבצים האישיים שלך. צור ערימות שיעזרו לך למצוא בדיוק את מה שאתה מחפש. שקול קטגוריות לארונות בית כגון:
- כלי עזר
- אוטומטי
- רְפוּאִי
- חיית מחמד
- עֵסֶק
- בית
- מסים
- כספים
שלב 2. שאל ייעוץ לעמיתים לגבי ארונות עבודה
ייתכנו מוסכמות חברה ספציפיות לארגון ניירות במקום העבודה שלך. אם לא, תגיש כרונולוגית או אלפביתית. שאל את עמיתיך המסודרים אילו מערכות פועלות הכי טוב עבורם.
שלב 3. שמור על הקטגוריות שלך פשוטות
ככל שתקבל יותר ספציפי, כך יהיו לך יותר קבצים, מה שאומר יותר עומס בארון שלך. שמור על הקבצים העיקריים שלך כללי יותר, ולאחר מכן ארגן מסמכים בתוכם.
שלב 4. החליטו אם לארגן לפי שם או תאריך
לאחר מיון כל נייר לערימה הנכונה שלו, התחל לארגן אותם בצורה שתקל על החיפוש.
- עבור רישומים אלפביתיים, כמו מותגים בקבלות, מקם פריטים המתחילים ב- A בראש הערימה, ועובד עד Z.
- עבור הגשות כרונולוגיות, כמו תאריכי החזרי מס, הנח את המסמכים העדכניים ביותר בחלק העליון של הערימה, ועבד לעבר המסמכים הישנים ביותר בתחתית.
שלב 5. הנח כל אחת מהערימות שלך בתיקייה
שים את הניירות כך שהמסמך בראש הערימה יהיה בחלק הקדמי של התיקייה. פעולה זו תשמור את המסמכים באותו הסדר שבו ארגנת אותם.
חלק 3 מתוך 4: הפיכת קבצים לפשוטים
שלב 1. תייג בבירור כל תיקיה
וודא כי הכתיבה בכרטיסייה גדולה, קריאה והגיונית לך ולאחרים במשרד או במשפחתך. השתמש במכונת תוויות להבהרה נוספת.
שלב 2. תן לכל מגירה להחזיק בקטגוריה משלה, ותייג אותה גם בצורה ברורה
חלק את הקבצים שלך בין המגירות בדרכים שהגיוניות לך, כאשר כל מגירה מכילה קטגוריה מובחנת. כל קטגוריה צריכה להכיל קבצים קשורים, שיעזרו לך למצוא דברים ביתר קלות.
- מידע פיננסי כמו מסמכי מס, תיקי השקעות ודוחות משכנתא עשוי להיכנס למגירה אחת.
- מסמכים אישיים כמו תעודות לידה, דרכונים ותיקים רפואיים עשויים להיכנס למגירה אחרת.
- מדריכי הוראות לפריטים שונים עשויים להיכנס באחד אחר.
שלב 3. שקול להשתמש בתיקיות צבעוניות
אם אתה מקצה את הצבע המתאים לזיכרון, זה יהיה הרבה יותר קל למצוא את הניירות שלך. אם כבר יש לך תיקיות מנילה, הוסף להן צבע בעזרת סימונים או טושים צבעוניים. ניתן להשתמש בתוויות צבעוניות בעדינות יותר לאותה מטרה.
שלב 4. השתמש במערכת הצבעים שלך כדי ליצור קטגוריות משנה בתוך המגירות שלך
מגירה של חומרי מידע, למשל, עשויה להיות מחולקת לתיקיות כמו "מדריכי אלקטרוניקה", "מדריכי כלי חשמל" ו"מדריכי חומרי ניקוי ".
שלב 5. שנה את המערכת שלך אם זה לא הגיוני
לאחר שימוש של חודש -חודשיים, אל תפחד לשנות את הדברים שאינם עובדים עבורך. העבר קבצים שונים לחזית, או פרק קטגוריות שקשה להבחין ביניהן. זכור כי ארון התיקים שלך הוא מערכת עבורך, והוא צריך להתאים לזרימת העבודה שלך.
חלק 4 מתוך 4: תחזוק הארגון
שלב 1. היו יוזמים כדי להישאר מאורגנים
שימו לב מיידית לדואר ולמסמכים כשהם נכנסים, ולאחר שעסקתם בהם, הגישו אותם מיד.
שלב 2. הגדר תיבת דואר נכנס על שולחן הבית או המשרד שלך
עיין בדואר הנכנס פעם ביום. לא תאבד שום דבר בדרך זו, וזה לא יצטבר. התיק לא ייראה כמו מטלה כזאת שזה נעשה קצת בכל פעם.
שלב 3. ארגן מחדש את הארון שלך לעתים קרובות
מומלץ לבצע ארגון מחדש שנתי, ואתה יכול אפילו לנקות אותו מדי רבעון אם יש לך מספר רב של קבצים. מקור העומס העיקרי בארונות התיוק הוא מסמכים ישנים שכבר אין לך צורך בהם, לכן טיהר וגרד את הדברים הישנים לפי הצורך.
שלב 4. שקול להמיר חלק מהקבצים שלך למדיה דיגיטלית
ככל שתוכל לשמור יותר מסמכים בפורמט דיגיטלי, כך יהיה לך פחות עומס פיזי בארון תיוק. מועמדים טובים לסריקה כוללים קבלות, הוכחות לתרומה או דפי בנק. חלקם אפילו יהיו זמינים כבר באינטרנט.
שלב 5. צור מסמך אב
במסמך, הסבר כיצד פועלת מערכת התיוק שלך והיכן הדברים נמצאים. במקרה של מצב חירום או בעיה בלתי צפויה, ייתכן שאחרים יצטרכו לדעת כיצד לחפש את הקבצים שלך.
טיפים
- שמור את ארונות התיוק שלך נעולים אם יש לך ילדים סקרנים או בני משפחה סקרנים.
- אם יש לך בעיה בפתיחת המנעול, ראה כיצד לבחור מנעול ארון תיוק.
- אחסן מסמכים רגישים מאוד כמו תעודות לידה או תעודות תביעה בכספת או בתיק מסמך חסין אש אם אתה חושש שארון התיקים אינו בטוח מספיק.
אזהרות
- אם אתה גר באזור המועד לרעידות אדמה, הברג ארונות לקיר יציב. זה ימנע מהם ליפול על אדם או לחסום דלת במהלך אירוע סייסמי.
- טען את הקבצים שלך בזהירות. אם המגירה העליונה מלאה והמגירות מתחתיה ריקות, היא עלולה להתהפך.
