לכולם יש מסמכים חשובים, החל מתעודת לידה ועד למידע בנקאי, שהם רוצים לשמור עליהם. אף שאיננו רוצים לחשוב על דברים רעים שקורים, מסמכים אלה הם בעלי חשיבות מכרעת אם יש סוג חירום או אסון. למרבה המזל, האחסון וההגנה עליהם קלים. בעזרת כמה כלי תכנון, ארגון, דיגיטציה ואחסון, אתה יכול לשמור את כל המסמכים החשובים שלך במקום בטוח.
צעדים
שיטה 1 מתוך 2: הגנה על המסמכים שלך
שלב 1. קבל ארגז נעילה חסין אש למסמכים חיוניים
הדרך הטובה ביותר להגן על המסמכים החשובים שלך היא באמצעות נעילת בית. זה מה FEMA ממליצה לאחסון. קנה קופסה חסינת אש הניתנת לנעילה כדי שהמסמכים שלך יהיו בטוחים במקרה חירום. כמו כן וודא כי התיבה קלה לנשיאה, כך שתוכל לקחת את המסמכים שלך אם עליך לעזוב.
- בחנויות חומרה או ציוד משרדי יש בדרך כלל ארגזי נשיאה למסמכים. אתה יכול גם למצוא אותם באינטרנט.
- תיבות נעילה עשויות להגיע עם מפתח או נעילת שילוב. לא משנה מה תבחר, הקפד לשמור את המפתח או השילוב במקום בטוח אליו תוכל להגיע. ספר גם למשפחתך היכן למצוא אותם.
- יש אנשים שחושבים שהכנסת המסמכים שלהם לכספת היא התוכנית הטובה ביותר, אך לא תוכל לשאת כספת גדולה או כבדה. המשמעות היא שאתה עלול לאבד את המסמכים שלך אם תצטרך לעזוב את הבית שלך. תיבת נעילה ניידת היא בחירה טובה בהרבה.
שלב 2. הכניסו את כל המסמכים לשקיות ניילון לפני נעילת הקופסה
בעוד שקופסאות נעילה בדרך כלל עמידות במים, נזילות עלולות לקרות, במיוחד אם יש הצפה. מכיוון שמים יכולים להרוס מסמכים חשובים, עדיף להוסיף שכבת הגנה שנייה. הכניסו את כל המסמכים לשקיות ניילון אטומות לפני הנחתם בתוך הקופסה.
מומלץ גם להשאיר את הקופסה במקום גבוה, כמו למעלה על מדף או בקומה השנייה, כאמצעי זהירות נוסף מפני נזקי הצפה
שלב 3. השאר את תיבת הנעילה במקום נגיש אליו תוכל להגיע במהירות
אולי לעולם לא תרצה לחשוב על עזיבה מהבית שלך. עם זאת, אם יש סוג חירום כמו אסון טבע, אינך יכול לבזבז זמן בחיפוש אחר המסמכים שלך. השאר את תיבת הנעילה שלך במקום שאליו תוכל להגיע בקלות, כך שתוכל לתפוס אותו במהירות. זה יחסוך לך זמן יקר במקרה חירום.
- כדאי להסתיר מעט את הקופסה, למקרה שגנב ייכנס לביתך. להכניס אותו לחלק האחורי של הארון שלך אמור להספיק, כל עוד אתה יודע היכן הוא נמצא ויכול לקבל אותו בחיפזון.
- ספר לבני הבית שלך היכן גם הקופסה, למקרה שהם יצטרכו לעזוב במהירות כשאתה לא שם.
שלב 4. תייג את התיבה כך שיהיה קל לזהות אותה
אם אתה ממהר או שמישהו אחר צריך לתפוס את הקופסה, וודא שקל לזהות אותה. שים עליו תווית שאומרת משהו כמו "מסמכים חשובים". כך תוכלו למצוא ולתפוס את הקופסה במהירות בשעת חירום.
שלב 5. גבה את כל המסמכים החשובים שלך באמצעות עותקים דיגיטליים
תמיד ייתכן שמסמכים פיזיים ניזוקים או הולכים לאיבוד, כך שגיבוי דיגיטלי חשוב מאוד. השתמש בסורק ועשה דיגיטציה של כל המסמכים שאתה מאחסן בתיבת הנעילה. בדרך זו, יהיו לך גיבויים אם מישהו מהם ייפגע או יאבד.
- ישנן גם אפליקציות לסמארטפון המאפשרות לצלם ולשמור אותן כקובצי PDF. זוהי דרך מהירה וקלה לגיבוי המסמכים שלך.
- דיגיטציה של מסמכים פחות חשובים יכולה להיות דרך מצוינת לצמצם את העומס גם בבית שלך. אם אתה מרגיש המום עם יותר מדי ניירת, זה יכול לעזור לך להתארגן.
שלב 6. אחסן את העותקים הדיגיטליים שלך לפחות בשני מיקומים מאובטחים
גיבוי דיגיטלי הוא התחלה טובה, אך עליך גם לוודא שאתה מגן על אלה. באופן כללי, שמור את הקבצים הדיגיטליים שלך בשני מיקומים לפחות, כך שאתה פחות סביר שתאבד אותם. תוכל לטעון את הקבצים לכונן הבזק נשלף ולהשאיר את הכונן הזה בתיבת הנעילה שלך, וגם להעלות את הקבצים לחשבון אחסון בענן מאובטח. בדרך זו, יש לך מספר דרכים לגשת למסמכים שלך במקרה חירום.
- הקפד להגן באמצעות סיסמה על כל התיקיות שבהן אתה מאחסן מסמכים חשובים. הגדר את קבצי הענן שלך כפרטיים והנח סיסמה על התיקיות במחשב או בכונן הבזק שלך.
- תוכל גם לאחסן את כונן הבזק או הכונן הקשיח בתיבת נעילה אחרת בבנק שלך. בדרך זו, יש לך עותקים דיגיטליים בשני מיקומים פיזיים.
שיטה 2 מתוך 2: אחסון המסמכים הנכונים
שלב 1. הכנס את כל מסמכי הזיהוי האישיים שלך לתיבת הנעילה הניידת
במקרה של אסון, יהיה עליך להיות מסוגל להוכיח את זהותך ויחסי המשפחה שלך. אחסן מסמכי מקור של כל מה שתצטרך כדי לזהות את עצמך ואת משפחתך בתיבת הנעילה.
- מסמכי זיהוי עצמי כוללים את הדרכון, תעודת הלידה, תעודת הביטוח הלאומי ורישום כרטיס גרין קארד או הגירה. עליך להשאיר גם עותק של רישיון הנהיגה או תעודה מזהה שהונפקה על ידי המדינה.
- אם שרתת בצבא בשלב כלשהו, כלול גם את מזהה השירות והרשומות שלך.
- עבור מערכות היחסים המשפחתיות שלך, כלול את רישומי הנישואין או הגירושין שלך, תעודות לידה של ילדים, מסמכי אימוץ או משמורת ילדים ורשומות או תגים של בעלות על חיות מחמד.
שלב 2. אחסן את הרשומות הכספיות שלך כדי להוכיח את מה שבבעלותך
רישומים פיננסיים ובעלות חשובים להחזר וביטוח לאחר כל סוג של אסון, לכן כלול אותם תמיד גם בתיבת הנעילה שלך. שים רישומי נייר של כל מה שבבעלותך וכל הנכסים שלך, כך שתוכל לשחזר אותם אם תהיה תאונה ותצטרך לעזוב.
- רשומות בעלות חשובות כוללות את שטר הבית שלך, הערכת שווי נכס, תואר לרכב שלך ומסמכי רישום אחרים, צוואתך ופרטי חשבון בנק ופנסיה. כלול גם עותקים של כל תוכניות הביטוח שיש לך.
- באופן כללי, רישומים לגבי התחייבויות כספיות אחרונות או מתמשכות צריכות להיות בקופסה גם כן. דוגמאות כוללות את מסמכי המשכנתא שלך, מידע על הלוואות, מזונות, מזונות ילדים, רשומות תשלום אוטומטיות עבור כבלים, חדרי כושר, שירותים או מנויים, והחזרי מס אחרונים.
- אם אתה משכיר את הבית שלך במקום להחזיק אותו, כלול את חוזה השכירות או השכרה.
שלב 3. כלול את התיק הרפואי שלך כך שלא תאבד אותם
תזדקק גם לרשומות הבריאות והרפואה שלך במקרה חירום. ודא שיש לך רישומי חיסונים וחיסונים, רשימות של תרופות שאתה לוקח, רשימת אלרגיות או מצבים בריאותיים שלך, מידע על ביטוחי הבריאות שלך, טפסי ייפוי כוח רפואי ופרטי יצירת קשר עם הרופאים ורופא השיניים שלך, כך שתוכל להגיע אליהם אם אתה חייב.
- זכור לכלול את כל המידע הזה גם עבור בני הבית או המשפחה שלך.
- אם יש לך מוגבלויות כלשהן, הקפד להוסיף רשומות המוכיחות זאת וכן כל ניירת להטבות או לפיצויים שלך.
- אם יש לך חיית מחמד, כלול גם רשומות וטרינריות.
שלב 4. צלם תמונות של פריטים או נכסים יקרי ערך לכיסוי ביטוחי
לא כל מה שבבעלותך יכול להתאים לארגז הנעילה שלך, כך ששמירת תמונות של פריטים יקרי ערך יכולה לעזור אם משהו ניזוק ואתה צריך להגיש תביעות ביטוח. צלמו כל דבר בעל ערך שעלול להיפגע בתאונה. אחסן עותקים פיזיים של התמונות בקופסה, והעלה גם עותקים דיגיטליים לכונן הבזק או לקובץ אחסון בענן.
חלק מהפריטים שאולי תזדקק להם כיסוי כוללים את הבית, המכונית, יצירות אמנות, פריטי אספנות או אלקטרוניקה יקרה
שלב 5. השאירו קצת כסף במנעול למקרה הצורך
אם יש הפסקת חשמל או שאתה צריך לעזוב את הבית שלך, ייתכן שלא תוכל לגשת לחשבון הבנק שלך. השאירו קרן מזומנים לשעת חירום של שטרות קטנים, לא יותר משטרות של 20 $, למקרה שתזדקקו לכסף בזמן חירום.
אמנם חשוב שיהיה לך מזומן חירום, אך אל תשאיר את כל החסכונות שלך שם. כסף בחשבון בנק מבוטח על ידי ה- FDIC וכסף בארגז הנעילה שלך אינו. עדיף להשאיר את רוב החסכונות שלך בבנק ולשמור רק את מה שתצטרך במזומן
שלב 6. השתמש בארון קבצים הניתן לנעילה עבור ניירת פחות חיונית
לכל בית יש הרבה ניירות אחרים שאינם קריטיים ואינם צריכים להיות בארגז הנעילה שלך. הדרך הטובה ביותר לאחסן מסמכים אלה היא באמצעות ארון קבצים מתכתי הניתן לנעילה. זה שומר עליהם מוגנים ומאורגנים, ואתה לא צריך לדאוג לנסות לסחוב אותם איתך אם אתה צריך לעזוב את הבית שלך.
- כמה מסמכים חשובים אך לא ביקורתיים כוללים דפי בנק חדשים, החזרי מס בני יותר משנה, ניירות בית ספר או עבודה, שטרות שירות, דפי כרטיס אשראי וקבלות חשובות.
- באופן כללי, אם שטרות או הצהרות הם בני יותר משנה, אתה יכול לגרוס אותם. תוכל גם להפוך אותם לדיגיטציה אם אתה רוצה לשמור רישומים ללא כל עומס.
טיפים
- אם אתה מעדיף לאחסן את המסמכים שלך מחוץ לבית, תוכל גם לשכור ארגז נעילה בבנק שלך. שאל שאלות טלפוניות לגבי האפשרויות שלך.
- כדי להתכונן למצב חירום, כדאי גם לאחסן מזון, מים, תרופות, פנסים, רדיו נייד וערכת עזרה ראשונה.
אזהרות
- אם יש מצב חירום ואתה צריך לעזוב את הבית שלך מיד, עדיף קודם כל את בטיחות כולם. המסמכים שלך יכולים לחכות עד שכולם יוצאים.
- אל תסכנו את חייכם או את בטיחותכם כדי לשמור את המסמכים שלכם.
