אם אתה בעסקים או בבית ספר הדורש ממך לעבוד עם מספר לקוחות או פרויקטים, מערכת הגשה נכונה היא קריטית. ישנן מספר שיטות להגשת ניירות, אך בסופו של דבר המערכת שלך אמורה לשקף את הצרכים שלך. הדרך הטובה ביותר להתכונן למערכת יעילה היא להזמין מספר ימים לעבודה בארגון בלבד.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: הכנה למערכת תיוק חדשה
שלב 1. אסוף את כל החומרים שלך
עליך לאסוף את כל הניירת שלך לפני שתנסה להתקין מערכת מתאימה. עברו על כל המיקומים שיש לכם ניירת והניחו את כולם בערימה אחת. הקדיש זמן לוודא שאתה יכול לתת דין וחשבון על כל העבודה הפעילה והלא פעילה שיש לך.
- תכנן מראש על ידי פינוי מקום לשולחן לעבודה על הניירות שלך.
- אם אתה מתאים את הניירת של מישהו אחר למערכת תיוק חדשה, הסר את כל המסמכים מהמערכת הנוכחית. עדיף לך לטפל בכל המסמכים ולהתכונן למערכת חדשה.
שלב 2. עברו על כל המסמכים
זהו החלק הקשה בתהליך, אך זהו גם שלב מכריע להתארגנות. הפרד את כל הקבצים על סמך מה הם, כגון דפי בנק, שטרות כרטיס אשראי ותשלומי משכנתא. זה אולי נראה מייגע, אבל עברו על כל מסמך בערימה שלכם כדי לקבוע עם מה אתם עובדים.
- אינך צריך לקרוא כל עיתון, אך רזה קצרה תעזור לך.
- פתקי Post-it טובים לסימון מסמכים חשובים שאתה יודע שתצטרך להקדיש להם זמן.
שלב 3. הגדרת ערימות
כאשר אתה מתחיל לסדר את הניירת שלך, זה יהיה מועיל לשמור יחד ניירות קשורים. תוכל למקם את כל הניירות הנוגעים ללקוח "ניקלבק" בערימה אחת. דוגמה נוספת היא ערימת העבודה שלך על סמך חודשים.
- תחושה של סדר כרונולוגי יכולה להיות שימושית לצרכי הגשתך.
- קבע סדרי עדיפויות תוך מיון בניירות. כאשר אתה רואה ניירות שהם חשובים במיוחד, הנח אותם בראש הערימה המתאימה להם.
שלב 4. צמצם כראות עיניך
ערימה נוספת שתוכל ליצור היא ערימת האשפה. אינך נדרש לזרוק ערימה של הניירת שלך, אך עליך להפריד בין הניירות הלא חשובים מהערמות האחרות. אתה יכול אפילו להקים ערימה למיניהן שאליה אפשר להגיע ניירות אקראיים.
אם אתה בטוח במאת האחוזים כי אינך זקוק לניירת ואינך יכול לצייר קישור בר -קיימא למסמך אחר, זרוק אותם. בדוק עם הממונים עליך אם אתה רשאי לזרוק משהו לפני שתמשיך במשהו
שלב 5. השתמש בתיקיות מנילה
שמור על דברים פשוטים בעצמך באמצעות תיקיות מנילה זולות. זה לא יפגע בכספיך ויאפשר לך לבצע כל מערכת הגשה שתרצה. אתה יכול לקבל חבילה של תיקיות מנילה מכל חנות לציוד משרדי.
שלב 6. העבר את הערימות שלך
השתמש בערימות שהקמת קודם לכן כדי לשמש מדריך לתיקיות שלך. ודא כי התוכן של כל תיקיה מאורגן גם כן. תוכל לארגן את תוכן הקובץ בהתאם לחשיבותו של כל מאמר או לפי כרונולוגיה.
- הימנע מלסדר את תוכן הקובץ בהתאם לאלף בית. ארגון אלפביתי פועל ביעילות רבה יותר לארגון קבוצות קבצים.
- הנח את תיקיות המנילה בארון תיוק כשאתה ממלא את התיקיות.
שיטה 2 מתוך 3: יצירת מערכת המתאימה לך
שלב 1. השתמש במערכת תיוק אלפביתית
מערכת הגשה אלפביתית עובדת היטב כאשר אתה צריך לאחזר שמות של אנשים, לקוחות, מחברים, שמות של סרטים, ספרים וכו '. בתנאי שאתה משתמש במונחים שקל לאחזר, מערכת תיוק אלפביתית היא לרוב המערכת הקלה ביותר לשימוש.
- הדרך הטובה ביותר לקובץ ואחזור קבצים היא על ידי סימון כל קובץ. בתיקיות מנילה יש כרטיסייה נוספת שנועדה לסמן קבצים שיהפכו את תהליך האחזור שלך לקל יותר.
- אם אתה מטפל בלקוחות, זה יעיל יותר לאלפבית לפי שם משפחה.
- אם יש לך הרבה קבצים, שקול ליצור קטעי אותיות שיעזרו לך לארגן. מחיצות המדור גדולות ומכילות פשוט אות אחת. אתה יכול גם לחלק את האותיות בזוגות כמו "A-D" או "F-K".
שלב 2. השתמש בסדר מקומי
כאשר אתה עובד או לומד במגוון תחומי נושא, נושא או סדר נושא יכול להיות דרך שימושית מאוד לאחזר מידע. לדוגמה, אם אתה לומד משפטים, ייתכן שיהיו לך כותרות חוזה, משפט חוקתי, עוולות, משפט מנהלי, משפט בינלאומי וכו '.
- הדרך הטובה ביותר לארגן מידע אקטואלי היא באמצעות מחיצות מקטעים. סמן את מחיצות המקטעים שלך בהתאם לתוכן, כמו "חוק מנהלים".
- מערכת זו פועלת בצורה הטובה ביותר אם יש לך מספר נושאים שונים. אם לא, תישארו עם מחלק אחד או שניים ולא מערכת מאורגנת במיוחד.
שלב 3. נסה תיוק מספרי
מערכת תיוק מסוג זה אידיאלית לקבצים המכילים תאריכים או מספרים. לדוגמה, אם יש לך חשבוניות, קבלות, אירועים מתוארכים וכו ', המערכת המספרית יכולה ליצור מערכת קלה לאיתור שוב. תוכל גם לשקול תיוג חודש ושנה עבור אפשרות זו. עבור אלה שעובדים בסביבה המשתמשת במספור של מסמכים כגון תיקים רפואיים, מסמכי חקיקה, תיקי משפט וכו ', המספור הוא שיטת אחזור שימושית.
- השתמש במערכת זו רק אם נוח לך לצפות במספר מספרים ואתה יכול לאחזר מידע מהמספרים האלה.
- סמן בכרטיסיות התיוק את המספרים או התאריכים וארגן לפי הערך הממוספר. התחל עם "1" והעלה את המספרים הבאים להעלות את הערך.
- אם אתה מגיש עם חודשים, התחל בינואר ועבר, לפי הסדר, עד דצמבר. תרוויח עם מחיצות מדורים עבור כל חודש.
שלב 4. השתמש בקידוד צבע
זה מצוין לתיוק יצירתי ויעיל במיוחד לבעלי זכרונות חזותיים טובים. זה יכול לעזור להצליב נושאים שונים בהתבסס על קידוד צבעים. אתה יכול לצבוע כל אחת מהטכניקות שהוזכרו לתיוק. תוכל גם להשתמש בשילוב של מערכות ארגון על ידי התאמת קודי צבע עם מערכת אחרת.
- אחת הדרכים הקלות ביותר להוסיף צבע לשיטת המילוי שהוקמה היא באמצעות סימונים. אתה יכול לרכוש חבילה מגוונת של סימונים מכל חנות לציוד משרדי.
- דרך נוספת ליישם קידוד צבעים היא באמצעות מגוון תיקיות צבעוניות.
שלב 5. השתמש במערכת תדרים
זה עובד היטב עבור פריטים שבהם אתה משתמש כל הזמן, אך לא אמור להיות מערכת עצמאית. היא צריכה להאכיל מערכת אחרת, למשל המערכת האלפביתית. הוסף את המידע הנפוץ לחלל מקובץ באזור התיוק שלך כך שניתן יהיה לאחזר אותו במהירות, כמו למשל בקדמת מגירת ארון תיוק.
יהיה עליך להיזהר שלא תצא לא מאורגן באמצעות מערכת זו. שמירה על הפרויקט שאתה עובד עליו בחזית לא תמיד מבטיחה ארגון יעיל
שיטה 3 מתוך 3: שמירה על מערכת מאורגנת
שלב 1. הגשת ניירת באופן מיידי
אחת הדרכים להבטיח שמערכת התיוק פועלת ביעילות היא על ידי תיוק נייר תוך כדי עיבודו. מערכת התיוק לא תעבוד אם תדחה ניירות תיוק. הרגל להגיש ניירות יעזור גם לפריון ולזרימת העבודה שלך.
שלב 2. שמור על החלל שלך מעודכן
כל חודשיים עליך לעבור על מערכת התיוק שלך ולבצע סריקה קצרה. אינך נדרש לסקור את כל המאמרים שלך כפי שעשית עבור הארגון הראשוני. בדוק את כל הקבצים וודא שהכל מאורגן ובמקום הנכון.
לאחר החודשים הראשונים תוכל גם לשקול אם המערכת שבחרת עובדת עבורך
שלב 3. נקו את החלל שלכם
אחת לשנה כדאי לבצע ניקיון גדול יותר של סביבת העבודה שלך. אולי יש לך כמה קבצים שאתה משתמש בהם באופן קבוע, אך כעת עליך לעבור על הקבצים האחרים שבהם אתה משתמש פחות. פתח את הקבצים שבהם אתה משתמש פחות וקרא את כל המסמכים שלך כדי לבדוק אם יש ניירות מיותרות.
הוצא את כל הקבצים ונגב את ארון התיוק בעזרת מטלית לחה כדי להסיר הצטברות אבק
טיפים
- עקרונות אלה יכולים לחול גם על קבוצות מחשבים או קבצים אלקטרוניים אחרים.
- השתמש באינדקס עבור קבצים שאינם ממוקמים אלפביתית. זה צריך להיות מסודר לפי האלף -בית כך שתוכל לאתר במהירות את הקבצים שלך לכל כיוון. שים את האינדקס הזה בקדמת הקובץ.
- התחל על ידי טיהור ומיון ערימות הניירות שלך והשתמש בהערות פוסט-it למיון לקטגוריות ולאחר מכן תת-קטגוריות.
- כדאי להחזיק קובץ שונות לפריטים שאינם מתאימים לשום מקום אחר.
