קבצי נייר יכולים להיות כאב, במיוחד כאשר הם נערמים על שולחן העבודה שלך. כדי להתמודד טוב יותר עם הניירות והתקבולים המשוטטים שלך, נסה למיין את כל המסמכים הלא גמורים שלך. לאחר מכן, השתמש בארון או במגירה כדי למיין את הקבצים שלך במגוון תיקיות. אם אתה רוצה לחסל את העומס במשרד שלך לגמרי, תוכל להעלות את המסמכים שלך למחשב, וויקי או מערכת מבוססת ענן אחרת. עם תוכנית בסיסית, תוכל לנהל טוב יותר סוגים רבים של קבצים בחלל המשרד שלך!
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: סינון באמצעות המסמכים שלך
שלב 1. הפרד מסמכים שצריך להגיש מאלו שאתה עדיין משתמש בהם
כשאתה מתחיל לסדר את הניירות שלך, ערוך ערימה לאלה שמוכנים להישלח וערימה נפרדת לאלה שצריכים להישאר על השולחן שלך. קבל מארגן נייר עם שני חריצים לשולחן העבודה שלך, כך שהמסמכים שלך יישארו מאורגנים גם לאחר תהליך המיון והתיוק הראשוני. שמור את המסמכים שבהם תשתמש בחריץ אחד ואת המסמכים המוכנים לתיעוד באחד אחר.
שלב 2. בחר יום בכל שבוע להגשת הניירת שלך
אל תתנו לסלי המסמכים החדשים שלכם לצאת משליטה; במקום זאת, הקדש יום או יומיים למיון וארגון הקבצים שלך. אם אינך מתמודד עם הרבה קבלות ומסמכים בסביבת העבודה שלך, ייתכן שתצטרך רק יום אחד לביצוע העבודה. עם זאת, אם העבודה שלך כוללת הרבה ניירת, כדאי להקדיש 2-3 ימים למיון המסמכים הלא מאורגנים שלך.
מיון הקבצים שלך מדי שבוע הופך את תהליך הארגון לניהול הרבה יותר
שלב 3. תייג את כל הקבצים שלך בתאריכי השלכה כדי למנוע עומס
לפני הגשת מסמכים חדשים, בדוק היטב את התאריך והתוכן של כל קובץ. אם המסמך נוגע לפרויקט מתמשך או לבעיה אחרת, כתוב "בעיצומה" בחלק העליון של הקובץ. אם העיתון דן בפרויקט שהושלם, סמן את הקובץ כ"הושלם ". בנוסף, סמן את הזמן שבו הקובץ כבר אינו נחוץ, וניתן לגרוס את המסמך או למחזר אותו.
אם אתה סורק קבצים במהירות, סימנים אלה יכולים לעזור לך למצוא את הקובץ הנכון ביעילות רבה יותר
שלב 4. מחזר מסמכים לא רלוונטיים במקום להגיש אותם
אל תניח שכל קובץ ראוי למקום בארון התיקים או במגירה שלך. במקום זאת, הניחו בצד כל המסמכים המיותרים בפח המיחזור שלכם. אם הקבצים שלך מכילים מידע אישי כלשהו, גרד את המסמכים במקום למחזר אותם.
לגרוס כל קובץ עם מידע פיננסי וחשבון, מספר הביטוח הלאומי שלך או פרטים רגישים אחרים
שיטה 2 מתוך 3: בחירת מערכת מיון
שלב 1. בחר שטח אחסון פיזי עבור הקבצים שלך
בחן את פריסת סביבת העבודה שלך וחשב מה מערכת התיוק המתאימה ביותר. אם יש לך משרד, ארון תיקים גדול עשוי להיות אופציה טובה. עם זאת, אם יש לך שטח עבודה קטן יותר, ייתכן שמגירת תיוק או פח יהיו הגיוניים יותר מבחינה לוגיסטית.
- ברכישת מערכת אחסון חדשה, נסה לתת עדיפות לאיכות על פני המחיר.
- ללא קשר למערכת התיוק שלך, הקפד לשים מסמכים רגישים בתיקייה מאובטחת.
שלב 2. סדר את הניירות לפי תאריך אם הקבצים שלך רגישים לזמן
בחר מערכת ארגונית שהכי הגיונית עבור העסק או המשרד שלך. אם העבודה שלך ממוקדת סביב מועדים אחרונים, נסה להזמין את התיקיות שלך עם התאריך האחרון מלפנים. ככל שחולפים הימים, המשך בהוספת תיקיות וקבצים חדשים לחזית ארון התיקים או המגירה.
- אתה יכול לקבל קבצים נפרדים לימים, שבועות או חודשים, למשל.
- לדוגמה, אם אתה עובד כיועץ מס, יהיה זה הגיוני להגיש את מסמכי הלקוחות שלך לפי תאריך.
- מערכת זו עובדת היטב עבור אנשים העובדים עם חומרים רגישים לזמן.
שלב 3. תכנן מערכת מיון מבוססת לוח שנה אם אתה מתמודד עם קבצים כרונולוגיים
אם אתה מתמודד עם כמות גדולה של קבצים בחלל המשרד שלך, נסה להוסיף מערכת תיוק "מדגדג" לארונות ולמגירות שלך. בדומה ללוח שנה, מערכת "הדגדוג" משתמשת ב -12 תיקיות גדולות לייצוג בכל חודש, כאשר 28-31 תיקיות משנה מלוות כל תיקיה גדולה לכל יום בחודש. נסה להשתמש בשיטה זו אם יש לך עבודה מוכוונת תאריך.
- לדוגמה, אם אתה עובד בחברת יצוא, ייתכן שיהיה קל יותר למיין את הקבצים לפי חודש ותאריך במקום קטגוריה כללית.
- מערכת זו טובה יותר לאנשים המעדיפים ארגון קונקרטי ומספרי, בניגוד לקידוד צבעים.
שלב 4. מיין את הקבצים שלך לפי נושאים אם אתה מעדיף לסווג את המאמרים שלך
בחר קטגוריות שונות לתיקיות שלך ולאחר מכן סמן אותן לפי רלוונטיות. בעת סידור ארון התיקים או המגירה שלך, הנח את התיקיות בעלות הרלוונטיות והחשיבות ביותר בחזית. המשך למיין את הקבצים שלך בחשבון זאת, כך שתהיה לך גישה נוחה למסמכים חשובים.
לדוגמה, אם אתה יועץ פיננסי לחברה, יהיה הגיוני יותר למיין את המסמכים שלך לפי חשיבות ורלוונטיות, כמו "השקעות", "שכר עבודה" ו"מיסים"
שלב 5. בחר שמות קטגוריות רחבות עבור הקבצים שלך
אל תשתמש בתוויות ארוכות וספציפיות מדי לתיקיות שלך. במקום זאת, נסה לבחור תוויות כלליות ומכילות, כך שלא תתקשה למיין קבצים חדשים בהמשך. אם ברצונך ליצור מערכת הגשה ספציפית יותר, נסה להוסיף תיקיות משנה למערכת התיוק הגדולה והכללית יותר שלך.
לדוגמה, "דוחות הוצאות ל -3 באפריל" לא תהיה קטגוריה טובה לתיקייה כללית, מכיוון שהיא ספציפית מדי. במקום זאת, סמן את התיקיה כ"דוחות הוצאות ", שהיא הרבה יותר פתוחה
עֵצָה:
יוצרי תוויות הם דרך קלה ויעילה לסווג את הקבצים שלך.
שלב 6. צבע קוד המסמכים שלך ליצירת מערכת מושכת ויזואלית
השקיעו במגוון תיקיות קבצים ותוויות קבצים צבעוניות. לאחר מכן, הקצה קטגוריות קבצים שונות לצבעי תיקיות ותוויות שונות, כך שתוכל לשמור על מערכת התיוק שלך עקבית. נסה להשתמש באותם צבעים וקטגוריות לאורך ארונות התיק והמגירות שלך, כך שתוכל לגשת לקבצים שונים במהירות וביעילות.
- לדוגמה, סמן את התיקיות הצהובות שלך לצורך התכתבות בדוא"ל, תיקיות אדומות עבור טפסים הקשורים למס ותיקיות ירוקות למשכורות.
- נסה להשתמש בסכמות צבעים ותוויות שקל לזכור. לדוגמה, ירוק יכול להיות תווית צבע מצוינת לצורות פיננסיות, מכיוון שהצבע הירוק קשור לעתים קרובות בכסף.
- מערכת זו היא הטובה ביותר עבור לומדים חזותיים.
שיטה 3 מתוך 3: גישה דיגיטלית
שלב 1. סרוק את קבצי הנייר שלך כדי לאחסן אותם דיגיטלית
בכל פעם שאתה מוסיף קובץ חדש לארון או למגירה שלך, השתמש בסורק כדי להעלות גרסה דיגיטלית של הקובץ למחשב שלך. אם אתה צריך לגשת לקובץ במהירות, יהיה לך הרבה יותר מהיר וקל לחפש במחשב השולחני שלך מאשר לדפדף במספר תיקיות. אם כל מערכת התיוק שלך מבוססת נייר, סרוק והעלה את הקבצים שלך ליצירת גיבוי דיגיטלי.
- אל תדגיש אם אין לך מערכת תיוק דיגיטלית! פשוט סרוק והעלה את הקבצים שלך בכל פעם תיקייה אחת.
- תוכל גם לסרוק קבצים באמצעות אפליקציות טלפון מסוימות.
שלב 2. בחר שמות עקביים לכל הקבצים שלך
בחר תוויות למסמכים הדיגיטליים שלך שקל לחפש ולגשת אליהם. באופן אידיאלי, נסה לגרום לקבצים אלה לעקוב אחר אותם עקביים, כמו תאריך או שם משפחה, מכיוון שזה יקל עליהם למיין. במידת הצורך, כלול מיקומים רלוונטיים, מערכי נתונים או מספרי גרסאות בכותרות הקבצים שלך.
- אל תשתמש בתווים מיוחדים בכותרות הקבצים שלך, מכיוון שמחשבים אינם יכולים לעבד אותם כראוי.
- לדוגמה, סמן את המסמך כ- 20031124 כאשר אתה מתייחס לתאריך ספציפי כמו 24 בנובמבר 2003.
שלב 3. מיין את הקבצים הדיגיטליים שלך בתיקיות ותיקיות משנה
בדומה לארון תיעוד, השתמש במגוון תיקיות דיגיטליות לאחסון וסידור המסמכים הסרוקים שלך. בשולחן העבודה, צור ותייג מספר תיקיות הקשורות לקבצים שהעלית. אם ברצונך להשתמש בקטגוריות ספציפיות יותר, צור מספר תיקיות משנה בתוך כל תיקיה גדולה יותר. המשך להתעסק עם התיקיות הדיגיטליות שלך עד שתמצא מערכת שעובדת טוב עבורך!
לדוגמה, אם יש לך תיקייה בשם "מסים", תוכל ליצור מספר תיקיות משנה לשנים שונות
שלב 4. העלה את המסמכים שלך לוויקי כדי שיותר אנשים יוכלו לגשת אליהם
אם סביבת העבודה שלך משתפת פעולה יותר, צור ויקי מקוון שאליו תוכל לגשת לעמיתים לעבודה ולממונים עליך. לאחר הכניסה לוויקי, השתמש בסעיף "ארגז כלים" כדי לגשת ללחצן "העלה קובץ". בעזרת תכונה זו, תוכל לקשר את המסמך החדש שהועלה למגוון אנשים שיכולים כעת לצפות בקובץ ולגשת אליו.
זכור כי כל אחד יכול לערוך קבצים בויקי
שלב 5. השתמש בתוכנה מבוססת ענן כדי להגיש מסמכים תוך כדי תנועה
הורד אפליקציה או שירות דיגיטלי אחר שעובד הן במחשבים והן במכשירים ניידים. כדי לשמור את הקבצים שלך במקום אחד, השתמש בשירות זה כדי להעלות תמונות של הקבצים שלך, כך שניתן יהיה לאחסן אותם בתוכנה מבוססת ענן. למרות שחלק מהתוכנות בחינם, ייתכן שתצטרך לשלם כדי לקבל יותר מקום אחסון.
