ארגון קבצי משרד יכול להיות משימה קשה, במיוחד אם יש לכם כמויות גדולות של קבצים ומסמכים, אך אין צורך בהליך כואב. תכנון מראש והחלטה על מערכת קבצים יכולה לסייע לך לארגן את הקבצים כך שיתאימו לעסק שלך ולהבטיח שתמצא מסמכים חשובים ביעילות רבה יותר. לאחר שהקבצים שלך בסדר, עליך לדבוק במערכת עקבית כדי לשמור על הקבצים שלך כך.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: פיתוח מערכת
שלב 1. צור קטגוריות קבצים
הדבר הראשון שאתה צריך לעשות אם אתה רוצה לארגן את הקבצים שלך הוא להחליט באילו קטגוריות עיקריות תשתמש למיון. לסוגים שונים של משרדים יהיו סוגים שונים של קטגוריות, אך המערכת הכללית זהה. אתה צריך למצוא מערכת שממיינת את הקבצים שלך בצורה משמעותית.
לדוגמה, אם אתה עובד במשרד עורכי דין וצריך לארגן קבצי לקוחות, תוכל למיין לפי סוגי תיקים כלליים: תביעות משפטיות, צוואות, תאגידי, מנהלי ואחרים
שלב 2. הגדר קטגוריות משנה
בתוך כל קטגוריה אחת תוכל לקבל ספציפיות יותר על ידי פיתוח רשימה של קטגוריות משנה. כל פיסת נייר בודדת שצריך להגיש יכולה להיות מוגדרת על ידי שני מונחים - הקטגוריה הכללית ולאחר מכן תת הקטגוריה.
לדוגמה, אם אתה מקים מערכת הגשה לעניינים פיננסיים, ייתכן שיש לך קטגוריה כללית של "תשלומים יוצאים" ולאחר מכן תגדיר קטגוריות משנה של ספקים, ספקים, שירותים, אנשי מקצוע ועלויות ניהול
שלב 3. השתמש במערכת קידוד צבעים
זה נשמע פשוט, אבל זה יכול להיות דרך יעילה מאוד לארגן את הקבצים שלך לגישה מהירה. תחליט כמה קטגוריות שונות יהיו לך במערכת התיוק שלך, ולאחר מכן השתמש בתיקיות רבות וצבעוניות שונות.
במקום להשתמש בתיקיות בצבע מלא, תוכלו להשתמש בתיקיות מנילה רגילות ולקבל מדבקות צבעוניות. לאחר מכן תוכל להדביק את המדבקות בכרטיסייה העליונה, בקצה התיקייה, או את שתיהן כדי לראות יותר
שלב 4. תייג את הקבצים
לכל קובץ במשרד שלך יש כעת מקום ברור להימצא בו. עליך לכתוב את התווית בכרטיסייה של כל תיקיה בצורה ברורה ומסודרת, כך שתדע לאן היא שייכת. התווית בכל תיקייה נפרדת צריכה להתחיל בקטגוריה הכללית ולאחר מכן תתקבל אחריה קטגוריית המשנה הספציפית. לדוגמה, בתיקייה המכילה רשומות של תשלומים לספקים שלך תהיה התווית "תשלומים / ספקים יוצאים".
- יש להדפיס את התוויות בכל קובץ בצורה מסודרת ועקבית ככל האפשר. אתה יכול בקלות לקנות חבילות תוכנה שיאפשרו לך לעצב תוויות, כך שתוכל להקליד ולהדפיס אותן באמצעות המחשב שלך.
- אם אתה מדפיס את התוויות שלך במחשב שלך, עליך להשתמש בגודל וסגנון עקבי. אם אתה מדפיס ביד, עליך לנסות להיות עקבי ומסודר ככל האפשר.
שלב 5. מיין את הקבצים באלפבית
כאשר מערכת התיוק שלך הוקמה ויצרת את כל התיקיות שלך, אז עשה אותן בסדר. עליך למיין את התיקיות הכלליות באלפבית. בתוך כל תיקיה כללית, כל קטגוריות המשנה צריכות להיות ממוינות גם הן לפי סדר האלף -בית.
אתה יכול לבחור למיין מידע לפי תאריך ולא לפי תווית נושא. אם כן, יהיה עליך להחליט בעצמך אם הגיוני יותר למיין את הקבצים שלך עם הפריטים החדשים ביותר מלפנים ולעבור לישן ביותר, או להיפך
שלב 6. השאירו מספר סנטימטרים של שטח בכל מגירת תיוק
כאשר אתה מקים את מערכת התיוק שלך, עליך להשאיר מקום לצמיחת הקבצים. ככל שהזמן עובר, ללא ספק תקבל יותר ניירות להוספה לכל תיקיה. השאר מקום לקבצים שלך להתרחב. אחרת, תהיה לך המשימה הקשה בהמשך להעביר חלקים שלמים או מגירות קבצים על מנת לפנות מקום.
שיטה 2 מתוך 3: מיון קבצים לא מסודרים
שלב 1. אסוף את כל החומרים הדרושים לתיוק
אם אתה מתחיל באוסף של ניירות שלא אורגנו ונמצאים בחוסר סדר, יהיה עליך להתחיל במשיכת הניירות יחד. מצאו מקום עבודה ואספו הכל בערימה אחת. לאחר מכן תוכל לעבוד על ארגון.
שלב 2. הפרד את העיתונים לשתי קבוצות ל"פעולה "ו"תיוק
”כצעד ראשון, עליך ליצור תיקיה או ערימה לכל מה שצריך פעולה מיידית. אין להגיש מסמכים אלה, או שאולי אינך זוכר לבצע את העבודה הדרושה. שים את תיקיית ה"פעולה "בצד כדי לטפל בה בקרוב. לאחר מכן המשך בהגשת שאר הניירות.
ארגן את קובץ "הפעולה". יש למיין את הניירות שיש לטפל בהם באופן מיידי לקבוצות קטנות יותר על סמך העבודה שעליך לבצע. לדוגמה, הגדר קטגוריות משנה כגון התקשרות, כתיבה, משלוח ותשלום
טיפ מומחה
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
שלב 3. להרים כל נייר פעם אחת
כשאתה ממיין את הניירות הרופפים שאתה מגיש, קבל החלטות לגבי כל אחד מהם בזמן שאתה בודק אותו. הרים את העיתון, קרא אותו, החליט לאיזו קטגוריה וקטגוריית משנה הוא שייך במערכת התיוק שלך, ולאחר מכן הניח אותו. עבודה זו תעזור לך בעקביות בהגשתך ותעזור לך לחסוך זמן על ידי התמודדות עם כל פריט פעם אחת בלבד.
כשאתה בודק כל פריט, עליך לקבוע אם אתה בכלל צריך לשמור אותו. אם העיתון הוא משהו שכבר טופל בו ואינך צריך לשמור אותו כרישום, שקול למחוק אותו במקום להגיש אותו
שלב 4. פרש כל פריט
רוב העיתונים שברשותך כנראה הגיעו בהתכתבויות וסביר שהם יהיו במעטפות ומקופלות. הסר את הניירות מהמעטפות שלהן, פתח אותן שטוחות ולאחר מכן הגש אותן. תיוק כל נייר בצורה זו מסייע לתיקיות שלך להתאים באופן אחיד במגירת הקבצים, מבלי להתנפח במקום שבו הניירות המקופלים נערמים.
- תחליט אם אתה צריך לשמור מעטפות. ברוב המקרים המעטפות מיותרות וניתן להשליך אותן. עם זאת, אם אתה סבור שאולי תזדקק להוכחת מסירה או הוכחה לחותמת דואר, עליך לסגור את המעטפה על הניירות ולשמור אותם יחד.
- יש לסגור מספר ניירות יחד. זה ימנע דברים להיפרד או ללכת לאיבוד. סיכות עדיפות על פני מהדקים מכיוון (א) שהם משתלבים בצורה אחידה יותר בקבצים ו (ב) אין להם בעיה להחליק.
שיטה 3 מתוך 3: שמירה על הקבצים שלך
שלב 1. השתמש בסל "לקובץ"
כאשר מכתבים חדשים נכנסים למשרד שלך או כשיוצרים ניירת חדשה, ייתכן שלא תוכל להגיש אותה מיד. אתה צריך למקם את כל מה שצריך במקום אחד כדי להגיש אותו כאשר אתה יכול. סל על השולחן שלך, שכותרתו "לתיוק", הוא דרך טובה להניח את הניירות האלה בצד עד שאתה מוכן.
שלב 2. ציין זמן עקבי לעבודה על הגשת התיק
אם אתה יכול, קבע זמן עקבי בכל יום או שבוע שבו תוכל לעבוד על הגשת ניירות חדשים. אם אתה הופך את התיוק לחלק קבוע מהשגרה שלך, סביר יותר שתמשיך עם זה.
- לדוגמה, תוכל להפריש את חצי השעה האחרונה של כל יום כדי להגיש את עיתוני היום. אם זה לא מספיק זמן, אולי תנסה לבצע את הגשתך פעמיים בכל יום, רגע לפני שאתה הולך לארוחת צהריים ואז רק לפני היציאה ליום.
- המפתחות להצלחה הם עקביות וחזרה.
שלב 3. ודא שאחרים בעלי גישה לקבצים מבינים את המערכת
אם אתה האדם היחיד שמשתמש בקבצים שלך, תוכל בקלות לשמור על הסדר שיצרת. עם זאת, אם אנשים אחרים צריכים להשתמש במסמכים שבקבצים שלך, עליך לוודא שהם מבינים - ועוקבים אחר - המערכת שיצרת. לא תועיל להחזיק מערכת תיוק אם ניירות יתקלקלו בצורה לא נכונה ויכניסו לתיקיות שגויות.
אם הוא יעיל ויעיל יותר אם אתה מציע להשיג משהו שמישהו אחר במשרד שלך עשוי להזדקק לו, ולאחר מכן בקש מהם להחזיר לך הכל ישירות. אז אתה יכול להיות בטוח שהכל מתחדש כמו שצריך
שלב 4. שמור מסמכים חיוניים במקום בטוח
ייתכן שיהיה צורך להחזיק כמה חומרים מיוחדים במיקומים נפרדים ומיוחדים. לדוגמה, ייתכן שיהיה צורך לאחסן כמה ניירות בכספת או בתוך ארגז נעילה חסין אש. ייתכן אפילו שתצטרך לשמור כמה חומרים מחוץ לאתר, בכספת בנקאית או במשרד עורכי הדין של החברה שלך.
שלב 5. בדוק את הקבצים שלך באופן קבוע
לפחות פעם בשנה, או לעתים קרובות יותר במידת הצורך, עליך להקדיש זמן לבדיקת הקבצים שלך. מטרת סקירה זו היא להחליט האם יש ניירות או תיקיות שלמות שניתן להשליך או אולי להעביר אותן למתקן אחסון מחוץ לאתר. אם לעולם לא יהיה צורך במשהו שוב, עליך להשליך אותו. אם זה משהו שאתה לא מצפה להשתמש בו באופן קבוע אך ייתכן שיהיה עליך לשמור אותו כרישום, עליך לשלוח אותו לאחסון.
